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• Transcription du manuscrit / champs normalisés

La fiche d'interrogation est divisée en deux ensembles de champs.

Le premier, les champs normalisés, contient d'une part les données exactes et indiscutables provenant du manuscrit (paroisse, année, etc.), et d'autre part des champs retravaillés afin de gommer les approximations, inexactitudes et différences dues à la multiplicité des prêtres ayant effectué les recensements. Les champs retravaillés portent bien sûr une part (faible) de subjectivité, que nous nous sommes efforcés de réduire le plus possible. L'énorme avantage de ces champs est surtout d'offrir des listes de valeurs permettant des interrogations sur l'ensemble de la base avec un vocabulaire bien plus restreint que ce qui apparaît effectivement dans le manuscrit. En cas de fort doute, d'impossibilité de trancher, ou par manque de connaissances de notre part, ces champs sont laissés libres dans les fiches posant de réels problèmes.

Le deuxième groupe de champs, la transcription du manuscrit, contient les données telles qu'elles sont écrites dans le manuscrit, avec les contractions, les contradictions, les fautes d'orthographe, et autres modifications originales. A la différence des champs normalisés, vous trouverez ici l'intégralité de l'original des documents. A cause de la multiplicité des altérations que peuvent subir un nom propre, un nom de lieu ou un nom de profession, vous ne devriez en général effectuer une interrogation avec ces champs originaux que lorsque les possibilités d'interrogation sur les champs normalisés sont épuisées.

• Listes de valeurs

Le but de la normalisation des champs de la base de données étant de constituer un thesaurus, vous pouvez avoir accès à ces listes de valeurs selon deux modalités différentes.

Lorsque les valeurs que peut prendre un champ sont prédéfinies et en nombre limité (paroisse, relation, communion), celles-ci sont présentées dans une liste déroulante liée au champ de la fiche d'interrogation (combobox).

Si, en revanche, le thesaurus est constitué au fur et à mesure de la lecture des manuscrits, que son contenu est a priori imprévisible et de grande taille (profession, provenance, rue, etc.), vous pouvez le consulter en cliquant sur le lien "valeurs..." situé à droite du champ dans la fiche d'interrogation. Ce lien effectue une requête dans la base de données et affiche toutes les valeurs effectivement utilisées.

• Numéro de fiche

Le numéro de fiche est créé artificiellement pour des besoins d'organisation, d'indexation et d'identification des fiches de la base. Il est composé de douze chiffres organisés en quatre groupes de trois, qui identifient de manière unique chaque fiche de la façon suivante : les trois premiers chiffres correspondent à l'année du recensement, sans le millénaire (de 600 à 800), les trois chiffres suivants sont le numéro de la paroisse tel que donné dans le livre *** (par exemple, Santa Maria del Popolo porte le numéro 060). Les trois suivants forment le numéro de la page du manuscrit, et les trois derniers sont le numéro d'ordre de la fiche dans la page (à partir de 1).

Ainsi le numéro 625039065020 correspond à la vingtième fiche de la page soixante-cinq du recensement de la paroisse San Lorenzo in Lucina (039) en 1625 (Cecilia, si vous faites l'interrogation...).

Si vous avez besoin d'identifier une fiche, pour la rappeler ultérieurement ou pour quoi que ce soit, c'est ce numéro qu'il faut utiliser. Notez enfin que cette numérotation est strictement propre à cette base. Les numéros actuels ne changeront pas, les prochaines fiches ajoutées auront de nouveaux numéros n'entrant pas en conflit avec ceux existant, et ces numéros ne vous sont d'aucune utilité en dehors de cette base.

• Syntaxe d'interrogation

Dans le formulaire d'interrogation, vous pouvez utiliser dans n'importe quel champ le symbole % qui permet de dire au moteur de la base de données de chercher n'importe quelle suite de caractères.

Ainsi, dans le champ prénom, les interrogations avec les valeurs suivantes (sans les guillemets) ont les résultats décrits :

• "giovanni" renvoie toutes les fiches dont le champ prénom contient exactement "giovanni",

• "giovann%" renvoie toutes les fiches dont le champ prénom commence par "giovann", par exemple "giovanni" et "giovanna",

• "%anna" renvoie toutes les fiches dont le champ prénom finit par "anna", par exemple "giovanna", mais aussi "anna",

• "%ann%" renvoie toutes les fiches dont le champ prénom contient "ann" quelque soit sa position, notamment toutes les fiches des exemples précédents.

Finalement, "bu%li" dans le champ nom, renvoie BUSELLI, BUTELLI, BUSINELLI, BUCCIOLI, BULGARELLI, BUONIBELLI, etc. Essayez vous-même.